.gif){kind=logo}
3.jpg){kind=logo}
Eerste Lijn Controle
- Wat is eerste lijn controle?
- Juridische basis.
- Eerste lijn controle bij Interreg IV.
- Handleidingen en standaardformulieren.
- Praktische tips en verdere begeleiding.
- Artikel 16 van Verordening (EG) 1080/2006
- Artikel 13 van Verordening (EG) 1028/2006:
- het Interreg programma stelde zelf een controle instantie aan (centraal controle systeem);
- projectindieners zijn niet gebonden aan één instantie maar dienen zelf een controleur aan een goedkeurende instantie voor te leggen (decentraal controle systeem).
- Interreg IVA Grensregio Vlaanderen-Nederland (Programmasecretariaat Vlaanderen-Nederland met behulp van een externe consultant)
- Interreg IVA Euregio Maas-Rijn (Stichting Euregio Maas-Rijn met behulp van een externe consultant)
- Interreg IVA Frankrijk-Wallonië-Vlaanderen (Cel Controle, Provincie West-Vlaanderen)
- Intereg IVA 2 Zeeën programma (Cel Controle, Provincie West-Vlaanderen)
- Interreg IVB Noordzee Regio
- Interreg IVB Noordwest Europa
- Interreg IVC Interregionale samenwerking
- Urbact II
Wat is eerste lijn controle?
Uitgaven gemaakt in het kader van het Europees Fonds voor Regionale ontwikkeling (EFRO) ondergaan verschillende audits en dit op verschillende niveaus.
De eerste lijn controle is een controle die plaatsvindt op projectniveau. Hierbij worden 100% van de projectuitgaven, zowel EFRO uitgaven als cofinancieringen gecontroleerd op hun wettigheid en subsidiabiliteit.
Daarnaast vinden op andere niveaus (op programma niveau, EU-niveau,…) nog andere audits en controles plaats. De bedoeling van deze controles is vooral om na te gaan of de opgezette systemen voor de controle van projectuitgaven functioneren en een betrouwbaar beeld geven van de subsidiabele uitgaven. Hierop wordt verder niet ingegaan.
Voor de periode 2007-2013 werd de organisatie van de eerste lijn controle gedelegeerd aan de EU-lidstaten. Ten opzichte van de programmaperiode 2000-2006 betekent dit een toegenomen verantwoordelijkheid van individuele lidstaten met betrekking tot het functioneren van een systeem voor de controle van projectuitgaven.
Als “nationale autoriteit” voor het EFRO in Vlaanderen, valt het opzetten van een systeem voor eerste lijn controle onder de verantwoordelijkheid van het Agentschap Ondernemen.
Juridische basis
De juridische basis voor de eerste lijncontrole wordt gevormd door:
“Voor de validering van de uitgaven, zet elke lidstaat een controlesysteem op aan de hand waarvan kan worden nagegaan of de meegefinancierde goederen en diensten zijn geleverd, of de uitgaven die voor op zijn grondgebied uitgevoerde concrete acties of delen van concrete acties zijn gedeclareerd, juist zijn en of die uitgaven en daarmee samenhangende concrete acties of delen van concrete acties in overeenstemming zijn met de nationale en de Gemeenschapsregels.
Daartoe wijst elke lidstaat de controleurs aan die belast zijn met de controle van de wettigheid en de rechtmatigheid van de uitgaven die worden gedeclareerd door elke begunstigde die aan de concrete actie deelneemt (…) Elke lidstaat ziet erop toe dat de uitgaven binnen een termijn van drie maanden door de controleurs kunnen worden gevalideerd”
“De (…) te verrichten verificaties hebben betrekking op de administratieve, financiële, technische en materiële aspecten van concrete acties, voor zover van toepassing.
Bij de verificaties wordt nagegaan of de gedeclareerde uitgaven daadwerkelijk zijn gedaan, of de producten of diensten conform de goedkeuringsbeschikking zijn geleverd, of de verzoeken tot terugbetaling van de begunstigde correct zijn en of de concrete acties en uitgaven in overeenstemming zijn met de communautaire en nationale voorschriften. De verificaties omvatten procedures om een dubbele financiering van uitgaven waarbij ook in het kader van andere communautaire of nationale regelingen of andere programmeringsperioden een financiering wordt verkregen, te voorkomen.
De verificaties omvatten de volgende procedures:
a) administratieve verificaties met betrekking tot elk verzoek tot terugbetaling van begunstigden;
b) controles ter plaatse van afzonderlijke concrete acties.”
Eerste lijn controle bij Interreg IV in Vlaanderen.
Naargelang het Interreg programma, bestaan er verschillende afspraken over wie of welke instantie instaat voor het uitvoeren van de eerste lijn controle.
Hierover werden door het Agentschap Ondernemen met de Vlaamse en buitenlandse institutionele partners verschillende afspraken gemaakt.
Twee scenario’s zijn mogelijk:
Eerste lijn controle door reeds aangeduide instanties
Voor de volgende programma’s werden reeds instanties aangeduid die de eerste lijn controle uitvoeren. Als projectindiener moet/kan u dus niet zelf een controleur voorstellen. De kosten verbonden aan het uitvoeren van de eerste lijn controle zijn subsidiabel. Afhankelijk van het programma moeten ze al dan niet door de projectindiener op voorhand gebudgetteerd worden.
Voorstel van eerste lijn controleur aan een goedkeurende instantie.
Voor de onderstaande programma’s dienen projectindieners zelf project per project een controleur aan het Agentschap Ondernemen voor te stellen. Het Agentschap treedt in dit geval op als centrale goedkeurende instantie in Vlaanderen.
In samenspraak met andere lidstaten en de beheersinstanties van deze programma’s (Beheers-, Certificatie- en Audit Autoriteit) werden een aantal criteria vastgesteld waaraan een 1ste lijn controleur minimaal moet voldoen. Deze hebben onder meer betrekking op kennis inzake financiële controletechnieken, kennis van de EFRO en nationale reglementeringen, de capaciteit om binnen bepaalde termijnen controles uit te voeren enz.
Als projectindiener vergewist u zich best van deze criteria alvorens een controleur voor te stellen aan het Agentschap Ondernemen. Belangrijk: de betrokken programma’s aanvaarden enkel controles die uitgevoerd werden door controleurs die door het Agentschap Ondernemen geverifieerd en goedgekeurd werden.
Aangezien een eerste lijn controleur slechts bij definitieve goedkeuring van een project aangesteld wordt, kan u als projectindiener in de betrokken aanvraagformulieren nog niets invullen met betrekking wie de eerste lijn controle zal uitvoeren. Bij het onderdeel “Praktische tips en verdere begeleiding” suggereren wij een clausule die u eventueel in het projectaanvraagformulier kan opnemen met betrekking tot de identificatie van de eerste lijn controleur.
Handleidingen en standaardformulieren.
De bijgaande handleidingen en formulieren zijn bestemd voor programma’s waar u als projectindiener zelf een controleur dient voor te stellen.
Interreg IVB Noordzee Regio |
Checklist voor de aanstelling van een eerste lijn controleur |
Klik hier |
Noordzee Regio Fact sheets |
Klik hier |
|
Handboek 1ste lijn controle. |
Klik hier voor het handboek en de weblink naar de bijlagen. |
|
Eerste lijn controle – inleidende Powerpoint presentatie |
Klik hier |
|
Interreg IVB Noordwest Europa |
Formulier voor het voorstellen van een eerste lijn controleur |
Klik hier |
Interreg IVB NWE Programme Manual. |
Klik hier |
|
Eerste lijn controle – inleidende Powerpoint presentatie |
Klik hier |
|
Handboek 1ste lijn controle |
Klik hier |
|
Interreg IVC Interregionale samenwerking |
Checklist voor de aanstelling van een eerste lijn controleur. |
Klik hier |
Interreg IVC Programme Manual en controle richtlijnen. |
Klik hier |
|
Interreg IVC powerpoint mbt eerste lijn controle |
Klik hier |
|
Urbact II programma |
Checklist voor de aanstelling van een eerste lijn controleur |
Klik hier |
URBACT II Programme Manual. |
Klik hier. |
|
URBACT II controle richtlijnen en praktische info. |
Klik hier |
Praktische tips en verdere begeleiding.
Voor programma’s waar u als projectindiener zelf een controleur dient voor te stellen (decentraal controle systeem): denk al in een voldoende vroeg stadium na over wie u hiervoor zou willen inschakelen.
Houd – onafhankelijk van het Interreg programma waarvoor u kiest – rekening met de eventuele controlekost en budgetteer deze zo nodig.
Een externe controleur is geen automatische verplichting voor publieke organisaties. In de mate waarin zij over een controle- en beheerssysteem beschikken dat aan alle programmacriteria voldoet, kunnen zij eventueel opteren voor een interne controleur.
Voor privaatrechtelijke organisaties vragen wij wel standaard een externe controleur.
In het geval u voor een externe controleur kiest, respecteer dan de programma- en nationale regels inzake overheidsopdrachten. Ongeacht of u een publieke of privaatrechtelijke organisatie bent, dient u te voldoen aan de programmaregels hieromtrent. Bij twijfel over de te volgen procedures is het raadzaam eerst het nodige advies hierover in te winnen.
Voor programma’s met een decentraal controle systeem suggereren wij om de volgende passage op te nemen in het projectaanvraagformulier wanneer u gevraagd wordt om uw eerste lijn controleur te identificeren: “TheFlemish government” has chosen a decentralised control system. The project partner will propose an independent controller to its national approbation body following EU and national rules.”
Vraag gerust meer uitleg aan onze programmabeheerders indien u vragen heeft bij de te volgen procedure of indien u specifieke controleopties informeel wil aftoetsen. U vindt hun contactgegevens onder de noemer “Loket tot uw dienst” – sleutelcontacten.